نکات موفقیت در مکالمات تلفنی
با پیچیده شدن زندگی اجتماعی و بالارفتن دغدغه مردم و در نتیجه کمبود وقت آزاد برای برقراری ارتباط، امروزه بسیاری از کارها و ارتباطات ما از طریق تلفن انجام می‌شود. قطعا همه ما معتقدیم که اثر گفتگوی تلفنی با گفتگویی که به صورت مستقیم انجام می‌شود بسیار متفاوت می باشد زیرا اگر از طریق تلفن نظرات یا پیشنهادات خود را ارائه دهیم کمتر برای صحبت ها و عقایدمان ارزش قائل می‌شوند، به همین دلیل ما اثر گفتگوی مستقیم را معمولا بسیار بیشتر از گفتگوی تلفنی فرض می‌کنیم.
شما با رعایت این ۸ نکته می‌توانید ارتباط موثر و مفیدی با دیگران داشته و آن ها را نسبت به زوایای نظرات و عقاید خود آگاه سازید و از آن در ارتباطات و کسب و کار خود نیز استفاده کنید.
۱) چطور مکالمه تلفنی را شروع کنم؟
هنگامی که شماره تلفن کسی را میگیرید، سعی کنید به گونه ای احوال پرسی کنید که نحوه صحبت کردن شما مورد توجه او قرار بگیرد. برای این کار از قبل یکبار کلمات جذاب و گیرایی که برای شروع یک مکالمه با کیفیت ضروری است را لیست کرده و با آن چند جمله خوب بسازید و آن‌ها را در مکالمات تلفنی خود به عنوان یک شروع خوب به کار ببرید.
در ادامه اگر نیاز به معرفی هست، خودتان را خیلی شمرده معرفی کرده و قصد خود را از تماس مطرح کنید.
نکته: از جملات روز بخیر، عصر بخیر و … استفاده کنید.
شمرده و ارام صحبت کنید، به نحوی که شنونده برای صحبت شما ارزش قائل شود.
اگر قرار است سوالی بپرسید حتما قبل از آنکه فرد مقابل صحبت کند آن را مطرح کنید.
۲) در مکالمات تلفنی بیشتر شنونده باشیم
یکی از اصولی که خیلی از افراد آن را رعایت نمی‌کنند همین موضوع است. ما باید بپذیریم به دلیل آنکه حرکات دست، سر، تماس چشمی و … وجود ندارد نمی‌توان برخی مفاهیم یا به طور دقیق تر احساس را به طرف مقابل نشان داد.
پس بهتر است در مکالمات تلفنی (مخصوصا مکالمات مهم) اول شنونده باشید بعد گوینده، با اینکار طرف مقابل نیز مجبور می‌شود هنگامی که شما صحبت می‌کنید سکوت کرده و به صحبت های شما به طور کامل گوش دهد.
۳) دفترچه یادداشت، رکن اساسی مکالمات مهم!
پیش از صحبت کردن در مورد مسائل مهم به خصوص مسائل کاری،سعی کنید کنید بر روی یک کاغذ موضوع صحبت خود،سوالاتی که میخواهید بپرسید و جزییاتی که باید به آن پرداخته شود را بنویسید.
با این کار شما نه تنها فرصت کافی برای فکر کردن دارید بلکه به مکالمه خود یک نظم محتوایی می‌دهید
که هم برای خودتان هم طرف مقابل بسیار مفید می‌باشد.
نکته: آنچه قصد دارید در موردش صحبت کنید را روی کاغذ بنویسید اما به هیچ وجه هنگام مکالمه تلفنی آن را از روی کاغذ نخوانید.
۴) کنترل عوامل مزاحم در مکالمات
هنگامی که به کسی تلفن می‌زنید یا اینکه شخصی با شما تماس می‌گیرد، در حین صحبت خود را با کار دیگری مشغول نکنید یا با فرد دیگری به صحبت نپردازید.
ادب حکم می‌کند که تمام حواس خود را فقط به گفته های طرف مقابل که از پشت خط با شما صحبت می‌کند متمرکز کنید و انجام کارهای دگر را به دقایقی پس از آنکه صحبتتان تموم شد موکول کنید.
۵) حاشیه دادن به مکالمه ممنوع!
هنگامی که برای کاری خاص به فردی تلفن می‌زنید، از حاشیه دادن به گفتارتان اجتناب کنید. سعی کنید در همان دقایق اول به گونه ای با او صحبت کنید که از علت تماس شما آگاه شود و به آنچه انتظار دارید پاسخ روشن دهد.
۶) آیا طرف مقابل آمادگی صحبت دارد؟
هنگامی که با کسی تماس میگیرید، دقت کنید که آیا او در شرایطی به سر می برد که بتواند به راحتی با شما صحبت کند یا خیر. زیرا اگر او در شرایطی نباشد که بتواند با شما صحبت کند و یا مشغول انجام کار خاصی باشد، نمیتواند به خوبی به صحبت های شما گوش فرا دهد. شما با این کار هم وقت او را تلف می کنید هم خودتان به پاسخی روشن نخواهید رسید.
نکته: برای این کار بعد از طی کردن مرحله یک از او بپرسید که آیا می تواند چند دقیقه از وقت خودش را در اختیار شما قرار دهد یا خیر.
اگر پاسخ او منفی بود و یا اینکه از طرز صحبت کردنش متوجه شدید در شرایط نامساعدی به سر می‌برد، حتما به او بگویید در موقعیت دیگری تماس می‌گیرم.با این کار هم برای خود و هم برای مخاطب خود ارزش زیادی قائل شده اید.
۷) نظر خود را با عقیده شنونده منطبق کن
هنگامی که شخصی با شما تماس می‌گیرد و سوالی مطرح می‌کند، سعی کنید به صراحت و کاملا آشکار به او پاسخ ندهید. اول به دقت گوش کنید تا سرنخی به دست بیاورید که ایا او دوست دارد به او پاسخ مثبت بدهید یا منفی، سپس با خود بیاندیشید و جوانب کار را به طور کامل در نظر بگیرید. اگر مخالف سوال و یا درخواست او هستید بهتر است راه جایگزین به او داده و نظر خود را به روشنی بیان کنید.
حتماً بخوانید:
۸) اگر نمیتوانی پاسخ دهی، گوشی تلفن را برندار
گاهی اوقات در حال انجام کار خاصی هستید که ناگهان تلفن شما زنگ می‌خورد، در این لحظه اگر احساس می کنید نمیتوانید کار خود را رها کنید گوشی تلفن را برندارید، اگر تلفن را برداشتید ضمن معذرت خواهی به مخاطب خود بگویید که در اولین فرصت با او تماس خواهید گرفت.
منبع : آمانج آکادمی
